Informativa sulla privacy di Voilà e Fast4u

1. Ambito e applicazione

La presente informativa illustra come Voilà, un prodotto di Fast4u Group Inc. (Fast4u Computing / Informatique Fast4u), raccoglie, utilizza, comunica, archivia e protegge i dati personali quando visiti il nostro sito, utilizzi la piattaforma cloud di fatturazione Voilà (preventivi, fatture, fatturazione ricorrente, note spese, report fiscali canadesi GST/HST/QST/PST, importazione CSV FreshBooks e portale clienti), acquisti un abbonamento o una licenza a vita, oppure fruisci dei servizi tecnologici correlati.

Si applica agli abbonati di Voilà, ai loro clienti finali che approvano preventivi o saldano fatture online, ai visitatori, ai fornitori, ai rappresentanti, agli utenti e a qualsiasi persona i cui dati siano trattati da Voilà e Fast4u nell'ambito delle proprie attività commerciali.

2. Titolare del trattamento dei dati personali

Fast4u Group Inc. (Fast4u Computing / Informatique Fast4u) è il soggetto responsabile dei dati personali sotto il proprio controllo durante la gestione di Voilà. Opera dal Québec, Canada, ed eroga Voilà e servizi informatici, web, hosting, cybersecurity e intelligenza artificiale in tutte le province e territori canadesi nonché a livello internazionale.

Fast4u può nominare un responsabile della protezione dei dati ai sensi della Legge 25 del Québec. Le richieste possono essere inoltrate utilizzando i recapiti ufficiali posti al termine della presente informativa.

3. Dati personali raccolti

A seconda delle interazioni con Voilà e Fast4u, possiamo raccogliere dati identificativi e di contatto (inclusi contatti multipli per cliente), informazioni aziendali e codici fiscali/partita IVA (GST/HST, QST/PST), registrazioni di preventivi, fatture, ricorrenze e note spese, file CSV importati (es. FreshBooks), metadati di pagamento (Stripe, Interac), firme elettroniche dei preventivi (nome, data/ora e indirizzo IP) nonché dati tecnici e di sessione ragionevolmente necessari.

A titolo esemplificativo: nome e cognome, ragione sociale, indirizzo email, indirizzo postale, numero di telefono, dettagli di fatturazione, stato dei pagamenti, indirizzo IP, tipo di browser, diagnostica tecnica e comunicazioni.

4. Dati sensibili e sistemi del cliente

Fast4u può avere accesso occasionale a dati sensibili esclusivamente quando strettamente necessario per l'esecuzione dei servizi richiesti: risoluzione di anomalie, recupero dati, audit di sicurezza, hosting, gestione email, riparazione, supporto informatico gestito o cybersecurity.

I clienti sono tenuti a evitare di fornire informazioni sensibili non necessarie e devono assicurarsi di essere debitamente autorizzati a trasmettere a Fast4u dati personali propri o di terzi.

5. Finalità di raccolta, utilizzo e comunicazione

Fast4u impiega i dati personali per fornire i servizi, rispondere a richieste di assistenza, elaborare ordini e transazioni di pagamento, gestire gli account utente, garantire la sicurezza informatica, prevenire frodi e abusi, ottimizzare le funzionalità della piattaforma, adempiere agli obblighi di legge, gestire i propri sistemi, comunicare con gli utenti, coordinare i fornitori e tutelare i propri legittimi interessi commerciali.

Fast4u non vende né commercializza i dati personali a terzi. Li utilizza esclusivamente per legittime finalità operative, contrattuali, di sicurezza, conformità legale e assistenza clienti.

6. Consenso e basi giuridiche

Ove previsto dalla legge, Fast4u raccoglie il consenso preventivo prima di raccogliere, utilizzare o comunicare dati personali. Il consenso può essere espresso, desunto dalle circostanze, conferito elettronicamente o implicito nell'uso del servizio laddove le finalità risultino trasparenti.

È possibile revocare il consenso in qualsiasi momento, salvo limitazioni legali, contrattuali o tecniche. Si precisa che determinati dati rimangono indispensabili per l'erogazione del servizio, la sicurezza e la conformità fiscale e contabile.

7. Cookie, analisi e gestione delle preferenze

Fast4u impiega cookie essenziali per garantire il funzionamento, la sicurezza e la memorizzazione delle preferenze. Questi cookie non possono essere disattivati poiché indispensabili all'erogazione del servizio.

Previo tuo consenso, Fast4u può utilizzare cookie analitici o tecnologie affini per misurare l'utilizzo del sito e migliorare i servizi. Puoi accettare, rifiutare, personalizzare o revocare il tuo consenso tramite lo strumento sul sito in ogni momento. Per maggiori informazioni consulta la nostra informativa sui cookie.

Gestisci cookie

8. Fornitori e terze parti

Fast4u può condividere dati personali con dipendenti, collaboratori, società collegate, fornitori di hosting, infrastrutture cloud, gateway di pagamento, registrar di domini, provider email, partner di cybersecurity e IA, consulenti legali e altri fornitori terzi qualificati nella misura ragionevolmente necessaria alla prestazione dei servizi o al rispetto della legge.

Fast4u impone a tali fornitori di trattare i dati unicamente per quanto indispensabile ai servizi commissionati, mediante adeguate garanzie contrattuali, tecniche e organizzative.

9. Trasferimenti internazionali e conservazione

Poiché i servizi tecnologici si basano su infrastrutture distribuite a livello globale, i dati possono essere conservati, elaborati o consultati al di fuori della tua provincia, stato o nazione di residenza, inclusi Canada, Stati Uniti, Spazio Economico Europeo (SEE), Regno Unito o altre giurisdizioni.

I trasferimenti internazionali sono soggetti alle normative vigenti nelle giurisdizioni di destinazione.

10. Misure di sicurezza

Fast4u adotta misure di sicurezza tecniche, amministrative e fisiche commercialmente ragionevoli e proporzionate alla natura dei dati trattati e dei servizi forniti.

Nessun sistema o trasmissione su Internet può tuttavia garantire una sicurezza assoluta. Fast4u non può garantire l'assoluta immunità dei sistemi da accessi non autorizzati, attacchi informatici, malware, phishing, ransomware, errori umani o violazioni impreviste.

11. Conservazione, cancellazione e anonimizzazione

Fast4u conserva i dati personali unicamente per il tempo ragionevolmente necessario al raggiungimento delle finalità dichiarate, inclusi erogazione del servizio, adempimenti contabili e fiscali, sicurezza, risoluzione delle controversie, gestione dei backup e legittimi scopi operativi.

I dati possono essere cancellati, anonimizzati in modo irreversibile, archiviati o conservati in base ai requisiti normativi e operativi applicabili.

12. I tuoi diritti in materia di privacy

In conformità alle normative vigenti (tra cui la Legge 25 del Québec, il PIPEDA o il GDPR ove applicabile), puoi richiedere l'accesso ai tuoi dati personali, la rettifica di dati inesatti, la revoca del consenso prestato, informazioni sull'utilizzo dei dati o la loro cancellazione ove legalmente ammissibile.

Per la tutela della sicurezza, potrà essere richiesta la verifica della tua identità. Fast4u potrà respingere o limitare l'accoglimento delle richieste qualora consentito o imposto dalla legge, ivi compresi gli obblighi di conservazione fiscale, legale o di sicurezza.

13. Minori

I siti web e i servizi di Fast4u sono destinati esclusivamente a professionisti e imprese e non si rivolgono a minori. Fast4u non raccoglie consapevolmente dati personali di minori senza idonea autorizzazione.

Se ritieni che un minore abbia fornito dati personali senza adeguato consenso, ti preghiamo di contattare tempestivamente Fast4u.

14. Servizi assistiti da intelligenza artificiale

Fast4u impiega strumenti di intelligenza artificiale esclusivamente per quanto ragionevolmente necessario all'erogazione dei servizi, all'automazione dei processi, all'assistenza clienti, all'analisi dei documenti, allo sviluppo o alla generazione di contenuti operativi.

I clienti sono responsabili di accertarsi di avere il diritto di trasmettere dati ai sistemi IA e sono tenuti a verificare e convalidare i risultati generati prima di qualsiasi utilizzo operativo.

15. Incidenti di riservatezza e sicurezza

In caso di incidente di sicurezza confermato che coinvolga dati personali sotto il controllo diretto di Fast4u e comporti un rischio di grave pregiudizio, Fast4u adotterà tempestivamente misure ragionevoli per indagare, contenere l'evento, documentarlo e notificare le persone interessate e le autorità competenti nei termini prescritti dalla legge.

Fast4u tiene inoltre un registro interno degli incidenti di riservatezza in conformità alle leggi vigenti in materia di privacy.

16. Collegamenti esterni e siti di terzi

I siti di Fast4u possono contenere collegamenti a piattaforme, siti web o servizi gestiti da terzi. Fast4u non esercita alcun controllo e declina ogni responsabilità per le pratiche di privacy, i contenuti o la sicurezza di tali siti terzi.

Si raccomanda di consultare attentamente le informative sulla privacy dei soggetti terzi prima di fornire loro qualsiasi informazione personale.

17. Aggiornamenti della presente informativa

Fast4u si riserva il diritto di modificare o aggiornare la presente informativa periodicamente. La versione aggiornata sarà pubblicata sul sito web o comunicata mediante idonei canali.

L'uso continuato della piattaforma o dei servizi a seguito della pubblicazione delle modifiche costituisce presa d'atto dell'informativa aggiornata.

18. Contatti e richieste di privacy

Per richieste relative alla protezione dei dati, all'esercizio dei diritti, alla rettifica, alla gestione dei cookie o alla segnalazione di incidenti, puoi contattare Fast4u tramite la chat in basso a destra, il supporto del tuo account Voilà o i recapiti ufficiali pubblicati su fast4u.ca.